Rezerwy emerytalne wykazywana są w pasywach bilansu w pozycji B.I.2. „Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne” z podziałem na:
rezerwy krótkoterminowe – są to rezerwy (bądź ich części), których przewidywane wykorzystanie nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
rezerwy długoterminowe – są to rezerwy (bądź ich części), których przewidywane wykorzystane nastąpi w czasie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Szczegółowe zasady wyceny, ujmowania, prezentacji oraz ujawniania w sprawozdaniach finansowych rezerw na świadczenia pracownicze, w skład których wchodzą m.in. rezerwy emerytalne, zostały określone w KSR 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”. Jednostki – przyjmując politykę rachunkowości – w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości mogą stosować krajowe standardy rachunkowości.
Rezerwy emerytalne tworzone są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy – w drodze zarachowania w ciężar kosztów bieżącej działalności operacyjnej jednostki, pomimo że wypłata świadczenia emerytalnego nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.
W celu ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich kosztów, jakie przypadają na dany okres, jednostki tworzą rezerwy na koszty. Rezerwy te księgowane są na:
– kontach zespołu 8 – jako „Rezerwy”,
– kontach zespołu 6 – jako „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
W praktyce jednostki stosują ewidencję rezerw na kontach zespołu 6 i 8 albo tylko w zespole 6 lub 8.
Rezerwy utworzone w ciężar konta zespołu 6 oraz te utworzone w zespole 8 wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B. I. 3 „Pozostałe rezerwy na zobowiązania”.
Dla każdego rodzaju rezerw jednostka gospodarcza powinna w sprawozdaniu finansowym ujawnić następujące informacje:
– charakterystyka tworzonych rezerw,
– istniejące niepewności co do kwoty i terminu wystąpienia tych zdarzeń,
– wartość bilansową rezerw na początku oraz na końcu okresu sprawozdawczego,
– dodatkowe rezerwy utworzone w trakcie okresu sprawozdawczego,
– kwoty rezerw wykorzystane w ciągu okresu,
– rezerwy niewykorzystane i rozwiązane w ciągu roku.